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Jueves, 10 Abril 2014 08:50

Auditorías internas: Los cambios que vienen… Destacado

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Mi jefe, mi compañera y yo, fuimos los primeros en entrar esa mañana al aula de capacitación. ¿El tema del curso? “Actualización de Auditores Internos de Calidad, en base a la (Norma) ISO 19011:2011”. Resulta que, como ya les he platicado en ocasiones anteriores, existen varias normas que complementan o profundizan los requisitos de la Norma ISO 9001. Pues bien, una de ellas es la 19011, la que nos proporciona las directrices para la realización de las auditorías internas en una organización.

Y es que, en honor a la verdad, uno de los ejercicios de mejora continua que mayores beneficios aportan a las organizaciones, cualquiera que sea su giro, es precisamente la auditoría. Entre otras cosas, una auditoría bien realizada confirma la capacidad de la organización para auto evaluarse, pero también, detecta y proporciona herramientas para implementar procesos de mejora continua en todos los niveles de la empresa.
El instructor del curso nos hablaba a los asistentes, la mayoría auditores o responsables de áreas de calidad en sus respectivas organizaciones, sobre los cambios que la última actualización de la que llamaremos hoy “la norma de auditores” había sufrido en su versión más reciente. Inició haciendo el recuento de algunas cosas que en teoría ya todos sabíamos sobre sistemas de gestión de calidad pero que a veces nos olvidábamos de recordar. Debo decir que las ocho horas que duró el curso, e incluso el viaje rápido a la Ciudad de México, tomando el primer vuelo y regresando en el último, valieron bastante la pena. Incluso, en tanto el instructor daba el curso y escuchaba la participación del resto de los asistentes, yo sabía ya que el día de hoy estaría escribiendo sobre ello. Por lo tanto, a continuación me permito compartirles los aspectos más importantes de dicha actualización y cómo afectarían la gestión de calidad de sus propias organizaciones:

Enfoque en la profesionalización de las auditorías internas desde su misma planificación. Esta nueva versión nos invita a “formalizar” de alguna manera el proceso de auditorías internas haciendo de estas mucho más que una herramienta para verificar la conformidad de los requisitos del sistema de gestión de calidad, sino que la muestra como una forma de asegurarnos de que se alcanzan los resultados esperados, incluso en términos económicos. El enfoque a procesos va más allá de transformar entradas en salidas, convirtiendo al auditor en verificador constante de la obtención de resultados en una organización.
Planificar las auditorías de manera que, además del enfoque a procesos, se verifique también el cumplimiento de cada uno de los principios de calidad y darle énfasis a este aspecto dentro de los informes o dentro de los resultados de las auditorías. Dentro de la gestión de calidad existen ocho principios básicos (enfoque al cliente, enfoque a procesos, enfoque en sistemas, liderazgo, participación del personal, mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisiones y relaciones mutuamente beneficiosas cliente – proveedor). Cada uno de estos principios, o varios al mismo tiempo, se cumplen a través de la evidencia de los requisitos, por lo que es muy importante que, además de que en la auditoría se verifique el cumplimiento de los elementos básicos que conforman los procesos, también es vital que se corrobore la aplicación de los principios de calidad. La triste realidad: en la mayoría de las organizaciones, con muchos trabajos se cumplen la mitad de los principios de la calidad.
Fomentar dentro de los hallazgos de auditoría que la planeación estratégica en las organizaciones sea un ejercicio a mediano y largo plazo, y no sólo establecer metas para ser cumplidas en un futuro inmediato.
Enfoque económico: la calidad nos tiene que ayudar a ahorrar dentro de la organización. Alguna vez una auditora (que para mi gusto ha sido la mejor en campo que he visto) me dijo que la calidad no estaba peleada con el dinero. El nuevo enfoque hacia las auditorías consiste en valorar la consecución de resultados, también en términos económicos. Además, la auditoría debe ayudar a la organización a verificar la manera en que está generando el valor agregado para todas sus partes interesadas.
Adhesión del valor de la integridad (antes llamado ética) y el de la confidencialidad como valores clave con los que tiene que contar el auditor. Estos, como valores que el equipo auditor debe tener para conducir una auditoría.
Enfoque en los riesgos, determinando un método de análisis de los mismos que ayude a la organización a facilitar la toma de medidas preventivas. A pesar de que los hallazgos de auditoría deben ser basados en evidencias concretas, es muy común que, como auditores, de pronto podamos detectar algún riesgo probable para la organización. Este principio debe ser promovido desde la gestión de auditorías.
Destacar el papel del administrador del sistema de gestión de la calidad dentro de la obtención de los resultados deseados y útiles en el proceso de auditorías. Ahora, el administrador del sistema, así como la alta dirección, ya no son simples espectadores del proceso. La nueva versión los invita a involucrarse por completo en el proceso, de manera que se promuevan y consigan mejores resultados de la gestión de auditorías.
Mejora continua de la competencia del equipo auditor, mediante la evaluación del desempeño y los resultados obtenidos de ella, toda vez que sirva de base para ir incrementando sus conocimientos y habilidades en beneficio de las auditorías internas que practique a la organización.

Por otra parte, la norma para auditores ahora deja de enfocarse únicamente en los sistemas de gestión de calidad y ambiental para convertirse en una norma “amigable” con las auditorías de sistemas integrados de los que ya hemos hablado en ediciones anteriores.
Para terminar, les comparto una frase que rescaté del material didáctico del curso:
“La calidad puede significar la diferencia entre la excelencia y el desastre”

Muchas gracias por el favor de su atención. Aquí nos leemos, en el próximo número.

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